Innovations- und Ideenmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen*

Dr. Hartmut Neckel
 

1 Hintergrund, Rücklauf

Im Sommer 2002 wurde im Rahmen einer Kooperation der südwestfälischen Industrie- und Handelskammern Arnsberg, Hagen und Siegen eine Befragung zum Thema Innovations- und Ideenmanagement unter Mitgliedsunternehmen durchgeführt. Angeschrieben wurden alle Mitgliedsunternehmen mit 50 und mehr Mitarbeitern, insgesamt wurden 1.720 Fragebögen versendet, 121 kamen zurück.

Die Fragen knüpften an eine bereits im Jahr 1988 von der SIHK Hagen durchgeführte Befragung zum Thema „Betriebliches Vorschlagswesen“ sowie an eine Ad-hoc-Befragung unter den Teilnehmern des Branchentages der Verbundinitiative Automobil VIA NRW im März 2001 an. Die Ergebnisse sollen Hinweise auf Unterstützungsbedarf und -möglichkeiten für die mittelständische Wirtschaft durch die Kammern und das Land NRW geben.
Die Entwicklung des Fragebogens, die Datenerfassung und die Auswertung führte das unabhängige Beratungsunternehmen Scientific Consulting Dr. Schulte-Hillen GmbH, Köln durch.

Der weitaus größte Teil der antwortenden Unternehmen gehört der Metallindustrie an. Die meisten der Antworten stammen von Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern. In etwa zwei Drittel der antwortenden Unternehmen gibt es ein betriebliches Vorschlagswesen. Dabei ist zu erkennen, dass der Anteil der Unternehmen, die ein Vorschlagswesen anwenden, mit der Unternehmensgröße erheblich wächst.

2 Besondere Herausforderungen und Gründe für Innovationen

Auf die Frage, welchen Herausforderungen sich ihr Unternehmen besonders stellen muss, nannten die weitaus meisten Unternehmen Preisdruck und Preisführerschaft. Knapp zwei Drittel der Unternehmen nannte des weiteren Qualitätsführerschaft sowie den internationalen Wettbewerb als wichtige Herausforderungen.

Anregungen aus dem Vorschlagswesen als Anlass für Innovationen spielen in den Unternehmen eine größere Rolle, die bereits ein Vorschlagswesen anwenden, als dies in Unternehmen ohne Vorschlagswesen der Fall ist.

3 Stand und Handhabung des Vorschlagswesens in den Unternehmen

80 Unternehmen (das sind zwei Drittel des Rücklaufs) antworteten auf die Frage, ob es in ihrem Unternehmen ein betriebliches Vorschlagswesen gibt, mit „ja“. Im Vergleich zu der Befragung von 1988 stammt ein wesentlich größerer Anteil der Antworten aus Unternehmen, die bereits ein Vorschlagswesen anwenden.
An den Befragungen nahmen überwiegend Unternehmen teil, deren Vorschlagswesen nicht älter als ca. 10 Jahre ist. Sie sind besonders an Erkenntnissen aus den Ergebnissen interessiert.

Nach wie vor nimmt die Anzahl der Unternehmen, die ein Vorschlagswesen einführen, von Jahr zu Jahr zu. Das Thema Vorschlagswesen besitzt (nicht zuletzt auch aufgrund von Anforderungen für Zertifizierungen) eine hohe Aktualität.
Der Anteil von Unternehmen, die kein Vorschlagswesen haben, nimmt mit der Unternehmensgröße ab.

Für zwei Drittel der Unternehmen ist die Anwendung eines betrieblichen Vorschlagswesens mit dem Bestehen von Betriebsvereinbarungen, systematischen Prämienregelungen und Bewertungsgremien verbunden. In rund der Hälfte der Unternehmen mit einem Vorschlagswesen gibt es des weiteren Schulungs- und Trainingskonzepte sowie einen nebenamtlichen Ideenkoordinator.

Gegenüber den Ergebnissen aus dem Jahr 1988 ist festzustellen, dass ein Ideenmanagement heute häufiger in Richtlinien oder Vereinbarungen geregelt ist. Dagegen ist die Nennung eines Bewertungsgremiums von 75% auf ca. 66% zurückgegangen – möglicherweise ein Hinweis auf eine langsame Entwicklung in Richtung auf schlankere dezentrale Modelle mit höheren Befugnissen der direkten Vorgesetzten.

4 Ergebnisse des Vorschlagswesens in den Unternehmen

Die Antworten auf die Fragen nach der Anzahl eingereichter und umgesetzter Vorschläge sowie nach der dadurch bewirkten Einsparung für die Jahre 2000 und 2001 zeigen, dass die möglichen Potentiale nur in den wenigsten Unternehmen ausgeschöpft werden.

Die mittlere Anzahl von Vorschlägen pro Mitarbeiter und Jahr stieg von 0,30 im Jahr 2000 auf 0,34 im Jahr 2001. Nur fünf Unternehmen gaben an, einen Vorschlag oder mehr pro Mitarbeiter und Jahr zu erhalten.

Der Wert von einem Vorschlag pro Mitarbeiter und Jahr ist nach vielen Erfahrungen eine „kritische Schwelle“. Erst oberhalb dieser Schwelle kann das Ideenmanagement zum Selbstläufer werden und einen wirksamen Beitrag zur Motivation und Identifikation von Mitarbeitern liefern. Genau dies wird in späteren Fragen am häufigsten als wichtigste Funktionen des Ideenmanagements (vor Rationalisierung und Innovation) genannt. Eine größere Anzahl von eingereichten Vorschlägen lässt sich nur bei einer breiten Beteiligung der Mitarbeiter erreichen.

Über die Hälfte der Unternehmen, die ein Vorschlagswesen anwenden, gibt jedoch eine geringe Beteiligung der Mitarbeiter an, ein weiteres Drittel eine mittlere Beteiligung. Lediglich bei der Unternehmensgruppe bis 50 Mitarbeitern werden überwiegend hohe und mittlere Beteiligungen erreicht.

Im Durchschnitt wird gut die Hälfte (52%) der eingereichten Vorschläge umgesetzt. Dieses Ergebnis ist insofern bemerkenswert, als die konsequente Umsetzung

guter Vorschläge in einer späteren Frage am häufigsten als einer der wirksamsten Faktoren für den Erfolg im Ideenmanagement angegeben wurde. Gleichzeitig werden zu lange Umsetzungszeiten am häufigsten als Schwierigkeit bei der Durchführung des Ideenmanagements genannt.

In insgesamt 44 Antworten wurden Angaben zu den Einsparungen durch rechenbare Vorschläge gemacht. Diese betrugen durchschnittlich 500 DM pro Mitarbeiter und Jahr. Auch hinsichtlich dieser Kennzahl zeigen Erfahrungen, dass mindestens das Doppelte erreichbar ist. Die folgende Aufstellung lässt erkennen, dass noch viele Unternehmen weit davon entfernt sind, diese Potentiale zu realisieren.

Obwohl viele Unternehmen mit den erreichten Nutzen durch Vorschläge unzufrieden sind, ist die Mehrheit (61 %) der Meinung, dass sich das Ideenmanagement in ihrem Unternehmen insgesamt bewährt hat.

Diese positive Bewertung ist auch damit zu erklären, dass – wie schon erwähnt – in den meisten Antworten „weiche Faktoren“ wie Motivation und Mitarbeiteridentifikation als wichtigste Funktionen angesehen werden, während die Anwendung als Instrument für betriebliche Innovation und als Rationalisierungsinstrument erst an dritter bzw. vierter Stelle genannt wird (s.u.).

Immerhin nehmen die Zufriedenheit und die Einschätzung, dass sich das Ideenmanagement bewährt hat, zu, je höher die Einsparungen sind.

Entsprechend dieser Ergebnisse sind mehr Unternehmen mit dem erreichten Nutzen durch rechenbare und nicht rechenbare Vorschläge unzufrieden als zufrieden. Dieses Ergebnis unterscheidet sich deutlich vom Stand der Antworten auf die Befragung von 1988. Damals hatten 70% bzw. 77% geantwortet, sie seien mit dem Nutzen aus rechenbaren bzw. nicht rechenbaren Vorschlägen zufrieden.

Dennoch ist die überwiegende Mehrheit (61%) der Meinung, dass sich das Ideenmanagement in ihren Unternehmen insgesamt bewährt hat.

Entsprechend der positiven Gesamtbewertung, dass sich das Ideenmanagement bewährt hat, geben die meisten Unternehmen an, ihr Ideenmanagement beibehalten und weiterentwickeln zu wollen. Zehn Unternehmen, die noch kein Vorschlagswesen anwenden, geben an, ein Ideenmanagement einführen zu wollen. Nur ein Unternehmen plant, sein Ideenmanagement abzuschaffen.

Bei der Weiterentwicklung des Ideenmanagements steht die Erhöhung der Mitarbeiterbeteiligung eindeutig im Vordergrund.

5 Erfolgsfaktoren und Hemmnisse für das Ideenmanagement

Die konsequente Umsetzung von guten Vorschlägen wird am häufigsten als wirksamer Erfolgsfaktor für das Ideenmanagement bezeichnet. Gleichzeitig sind zu lange Umsetzungszeiten oder gar unterlassene Umsetzungen neben dem Zeitmangel durch das Alltagsgeschäft die meistgenannten Hemmnisse.

Weitere wichtige Erfolgsfaktoren sind die umfassende persönliche Information aller Mitarbeiter sowie Besprechungen mit dem Einreicher zur Begründung von Ablehnungen. Ungenutzte Erfolgsfaktoren und nicht bewältigte Schwierigkeiten führen dann vielfach dazu, dass die Aktivitäten nach kurzer Zeit wieder einschlafen.

6 Funktionen des Ideenmanagements

Ideenmanagement ist kein Selbstzweck. Wozu wenden Unternehmen aber ihr Ideenmanagement an? Wie bereits erwähnt, stehen Rationalisierungsaspekte in den Antworten der Unternehmen nicht an erster Stelle – obwohl für die meisten der Preisdruck eine wichtige Herausforderung darstellt. Statt dessen werden die Motivation für Vorgesetzte und Mitarbeiter sowie die Verbesserung der Mitarbeiter-Identifikation am häufigsten als wichtige Funktionen genannt. Weiterhin erfüllt das Ideenmanagement für viele Unternehmen eine wichtige Funktion als Instrument für betriebliche Innovationen. An vierter Stelle stehen die Funktionen als Rationalisierungsinstrument sowie die Förderung der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Gegenüber der Befragung von 1988 zeigen sich einige Verschiebungen der Schwerpunkte, von denen insbesondere die gestiegene Bedeutung des Motivationsaspekts sowie ein gewachsenes Bewußtsein für die Funktion des Ideenmanagements als Instrument für Führung und Personalentwicklung genannt seien.

Es ist interessant, dieses Ergebnis mit den Antworten aus Mitarbeiterbefragungen zu vergleichen. In der Regel werden dort als wesentliche Motivatoren die Sicherung des Arbeitsplatzes und die Verbesserung der Qualität der Arbeitsbedingungen genannt. Dagegen stehen Geldprämien erst an dritter oder vierter Stelle.

7 Zusammenarbeit im Ideenmanagement

Über 80 % der Unternehmen bekunden Interesse an einer Zusammenarbeit im Ideenmanagement. Lediglich weniger als zehn Prozent der Unternehmen geben an, an keiner Zusammenarbeit interessiert zu sein. Für die meisten Unternehmen scheinen relativ unverbindliche Formen der Verbindung wie die (einseitige) Inanspruchnahme von Informationsangeboten anderer Unternehmen, Gremien und (Forschungs-)Institutionen oder die Teilnahme an einer Arbeitsgruppe (z.B. auf IHK-Ebene) am attraktivsten zu sein.
Es ist auffallend, dass die Unternehmen, die bereits ein Vorschlagswesen anwenden, ein deutlich höheres Interesse an festen Kooperationen oder an der Nutzung eines gemeinsamen Ideenpools haben, als Unternehmen ohne Vorschlagswesen. Des weiteren ist das Interesse an festen Kooperationen im Kammerbezirk Siegen außerordentlich hoch, während die Unternehmen im Kammerbezirk Hagen überdurchschnittlich häufig Interesse an einer Arbeits- oder Austauschgruppe (z.B. auf IHK-Ebene) bekunden. Gegenüber 1988 ist die Bereitschaft zu Kooperationen deutlich gestiegen.

Dass sich eine Zusammenarbeit im Ideenmanagement durchaus lohnt, zeigen die Erfahrungen von mehreren Verbundprojekten, die in den letzten Jahren in den Kammerbezirken Hagen und Siegen durchgeführt wurden. Hier hat sich die betriebsübergreifende Zusammenarbeit sogar als einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren erwiesen, um das Ideenmanagement dauerhaft vor dem Einschlafen zu bewahren.

Die dabei entwickelten Methodiken, Instrumente und Prozesse sind auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten, und bewirken erhebliche Erleichterungen bei der erfolgreichen und einsparwirksamen Gestaltung eines Ideenmanagements. Folgende Grafik zeigt die Entwicklung der Vorschlagszahlen für die Firmen difa Diemer & Fastenrath (Lüdenscheid), Kaltwalzwerk Brockhaus (Plettenberg) und Kirchhoff-Kutsch (Attendorn) – BüVW 1 – sowie der Firmen Brockhaus Soehne (Plettenberg), Friedr. Lohmann (Witten), GAH Alberts (Herscheid), HMT (Attendorn) und Lenzkämper (Lüdenscheid) – BüVW 2 – nach Beginn der Zusammenarbeit.